Welche Grundelemente (wir nennen diese „Datensammlungen“) es in Ihrer Software gibt, wird im Adminbereich verwaltet. Datensammlungen können als Gruppen von Informationen betrachtet werden, die nach einem zentralen Merkmal geordnet sind.
Beispiele für Datensammlungen sind Aufgaben, Projekte, Kontakte, Unternehmen oder Materialien, Fahrzeuge, Maschinen usw.
Bestehende Datensammlungen können mithilfe der Datentypen weiter kategorisiert werden. Damit werden sozusagen Untergruppen erstellt.
Beispiele für Datentypen sind verschiedene Aufgabentypen sowie bestimmte Materialarten, Fahrzeugtypen, Maschinentypen etc.
Je nachdem welche Datentypen für welche Datensammlungen im Adminbereich angelegt wurden, können die entsprechenden Typen in der Detailansicht ausgewählt werden. Auch beim Erstellen von neuen Aufgaben, Kontakten usw. kann bereits ein Datentyp ausgewählt werden.
Auswahl eines Datentyps
Wenn Sie in einer Detailansicht einen Datentyp auswählen, werden unter Umständen zusätzliche Felder angezeigt. Diese Felder wurden im Adminbereich definiert, damit alle für diesen Datentyp relevanten Informationen ordentlich abgelegt werden können.
Löschen eines Datentyps
Wenn in einer Detailansicht ein Datentyp ausgewählt wurde und in einem für diesen Typen zusätzlichen Feld bereits Daten eingegeben wurden, wird nach dem Klick auf „Speichern” noch eine Sicherheitsabfrage mit folgenden Optionen angezeigt:
- Typänderung verwerfen: Der zuvor gelöschte Typ mit all den spezifischen Daten bleibt erhalten.
- Typänderung bestätigen: Alle aktuell angezeigten Daten (dies sind die für diesen Typ spezifischen Daten) werden unwiderruflich gelöscht.
FAQ
Muss immer ein Datentyp ausgewählt werden?
Nein, es ist nicht notwendig, einen Typ auszuwählen. Das Feld kann auch leer bleiben. Zur besseren Auffindbarkeit und Struktur der Informationen innerhalb der Software wird aber empfohlen, wenn möglich einen Typen auszuwählen.
Können mehrere Datentypen ausgewählt werden?
Das ist unterschiedlich. Bei Aufgaben gibt es immer nur einen Datentyp. Bei anderen Datensammlungen kann im Adminbereich definiert werden, ob nur ein oder mehrere Datentypen zugelassen werden.
Ich habe einen Datentyp ausgewählt, aber sehe keine zusätzlichen Felder. Woran kann das liegen?
Möglicherweise wurden für diesen Datentyp im Adminbereich keine zusätzlichen Felder definiert. Alternativ haben Sie nicht die Berechtigung, bestimmte Felder zu sehen oder zu bearbeiten.
Ich habe versehentlich den falschen Datentyp ausgewählt und gespeichert – sind meine Daten jetzt weg?
Wenn Sie bei der Sicherheitsabfrage auf „Typänderung bestätigen“ geklickt haben, sind die typenspezifischen Felder und deren Inhalte leider unwiderruflich gelöscht. Im Bereich „Aktivitäten und Kommentare“ können alle Vorgänge später auch noch nachvollzogen und händisch neu eingegeben werden.
Kann ich selbst neue Datentypen anlegen?
Das kann nur ein Administrator im Adminbereich. Wenn Sie einen bestimmten Typ benötigen, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Administrator oder IT-Abteilung.