Rollen bilden die Grundlage des Berechtigungsmanagements. Sie definieren, welche Benutzergruppen auf welche Funktionen und Datenbereiche der Software zugreifen können. Sie ermöglichen eine klare Strukturierung und vereinfachen die Verwaltung von Berechtigungen in Ihrer Organisation.
Im Bereich „Rollen“ (Unterpunkt von „Berechtigungen“) können Sie die Rollen, die es in Ihrem Unternehmen geben soll, erstellen, konfigurieren und bearbeiten. Außerdem können Sie hier sehen, welche Mitarbeiter welcher Rolle zugewiesen wurden. **Die Zuweisung der Rollen zu einzelnen Usern erfolgt jedoch im Bereich Benutzer.
Rollenübersicht
Im Bereich „Rollen“ sehen Sie, welche Rollen bereits verfügbar sind und können diese auch individuell anpassen.
Die Software bietet zwei vordefinierte Rollen, die standardmäßig verfügbar sind:
- Administrator: Administratoren haben uneingeschränkten Zugriff auf den Adminbereich und können alle Konfigurationen und Anpassungen vornehmen. Sie sind dafür verantwortlich, die Software zu verwalten und an die Anforderungen der Organisation anzupassen. Die Administrator-Rolle kann nicht gelöscht oder verändert werden und erscheint immer oben in der Rollenliste.
- Standardbenutzer: Standardbenutzer haben standardmäßig alle Berechtigungen im Userbereich. Sie können alle Standard-Datensammlungen (wie z.B. Aufgaben, Projekte, Kontakte, Unternehmen) erstellen und bearbeiten. Die Standardbenutzer-Rolle kann angepasst oder gelöscht werden. Sie ist nur sichtbar, wenn sie nicht entfernt wurde.
Rollen-Konfiguration
Bei der Standardbenutzer-Rolle und allen zusätzlichen Rollen, die manuell erstellt werden, kann der Name und die jeweiligen Berechtigungen individuell angepasst werden.
Sobald die User mit dieser Rolle sich neu einloggen, greifen die neuen Berechtigungseinstellungen der Rolle.
1. Berechtigungen für Datensammlungen (im Benutzerbereich)
Sobald die Checkbox hinter einer Datensammlung angehakt ist, können Benutzer mit dieser Rolle die Datensammlung sehen (als Menüpunkt links in der Seitenleiste als auch als Detailansicht und beim Neu-Erstellen eines Dateneintrags).
2. Benutzerberechtigungen
Benutzer mit dieser Rolle können folgende Berechtigungen erhalten:
- Postfächer hinzufügen/entfernen: Benutzer können in ihrem E-Mail-Bereich selbst Postfächer hinzufügen oder entfernen.
- Zugriff auf den Kalender: Benutzer können überhaupt den Kalenderbereich sehen, und somit auf ihren eigenen als auch andere Kalender zugreifen. Benutzer, die diese Berechtigung nicht haben, können auch nicht als interne Benutzer zu Terminen eingeladen werden. (Einladung per Eingabe der E-Mail-Adresse ist möglich, ist dann aber der Einladung einer externen Person gleichgestellt.)
3. Administrative Berechtigungen (im Adminbereich)
Zusätzlich können Sie einzelnen Rollen einzelne administrative Berechtigungen geben:
- Verfügbare Aufgaben-Status bearbeiten: Mit dieser Berechtigung können die Statusliste im Adminbereich bearbeiten und damit bestimmen, welche Status bei den einzelnen Dateneinträgen im Benutzerbereich überhaupt verfügbar sind.
- Bearbeiten von Datenformularen: Mit dieser Berechtigung können die Formulare der Datensammlungen im Adminbereich geändert werden, und so beispielsweise neue Felder hinzugefügt, umbenannt oder das Layout geändert werden. Außerdem können mit dieser Berechtigung auch neue Datensammlungen erstellt werden.
- Datenbank-Administration: Benutzer mit dieser Berechtigung sehen im Adminbereich rechts oben in der Titelleiste den Button „RavenDB öffnen“ und können dort entsprechend einsteigen.
- Hintergrundjobs: Benutzer mit dieser Berechtigung sehen im Adminbereich rechts oben in der Titelleiste den Button „Hintergrundjobs anzeigen“ und können das Dashboard dafür öffnen.
- Benutzer bearbeiten: Mit dieser Berechtigung können Sie neue Benutzer anlegen und bestehende konfigurieren und löschen.
- Datenimport durchführen: Mit dieser Berechtigung können Datenimports im Adminbereich durchgeführt werden.
- Lizenzinformationen anzeigen/verwalten. Mit dieser Berechtigung wird im Adminbereich der Menüpunkt Lizenz in der Seitenleiste sichtbar. Mit Klick darauf werden die Lizenzangaben der Organisation sichtbar, und die Lizenz kann dort auch aktualisiert werden.
So können Sie Rollen passgenau auf Ihre Organisation zuschneiden – und sicherstellen, dass jeder Nutzer genau die Rechte erhält, die er benötigt.
Rollen erstellen
Mit Klick auf den Button „+ Neue Rolle erstellen“ rechts oberhalb der Rollenliste öffnet sich ein Dialogfeld, bei dem zunächst festgelegt wird, welchen Titel die neue Rolle tragen soll, und ob/welche Berechtigungen von einer anderen Rolle kopiert werden sollen. Wenn keine andere Rolle ausgewählt wird, hat die neue Rolle im nächsten Schritt noch gar keine Berechtigung.
Mit Klick auf „Erstellen“ öffnet sich ein neues Rollendetailfenster, bei dem die Berechtigungen nochmal im Detail angesehen und konfiguriert werden können.
Sobald gespeichert wird, schließt sich das Fenster und die neu erstellte Rolle wird in der Rollenliste als neue Zeile angezeigt.
Rollen löschen
Eine Rolle kann jeweils vom Rollendetailfenster aus gelöscht werden. Klicken Sie dazu im Rollendetailfenster auf das Papierkorb-Symbol unten rechts. Eine Sicherheitsabfrage erinnert, dass die Rolle dauerhaft gelöscht wird, sofern weiter verfahren wird. Wenn die Rolle bereits einem oder mehreren Usern zugewiesen ist, verlieren diese alle Berechtigungen.
FAQ
Was passiert, wenn ich einer Rolle bestimmte Rechte entziehe? Verlieren alle Benutzer sofort den Zugriff?
Ja. Sobald eine Berechtigung aus einer Rolle entfernt wird, gelten die Änderungen sofort für alle Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist. Es ist ratsam, Änderungen gut zu planen und ggf. neue Rollen als Zwischenlösung zu erstellen. Bei eingeloggten Usern sind die Rechteänderungen nicht sofort wirksam. Sie müssen sich zunächst ausloggen und wieder neu einloggen.
Wird ein Benutzer benachrichtigt, wenn sich seine Rechte durch Rollenanpassung ändern?
Nein, es gibt keine automatische Benachrichtigung bei Änderungen an Rollen oder Vorlagen. Es empfiehlt sich, betroffene Nutzer manuell zu informieren – vor allem bei Einschränkungen.
Was ist der Unterschied zwischen den Berechtigungen im Benutzerbereich und im Adminbereich?
Berechtigungen im Benutzerbereich regeln, was ein Benutzer mit einzelnen Einträgen wie Aufgaben, Projekten oder Kontakten tun darf. Adminrechte betreffen hingegen systemweite Funktionen.