Projekte dienen dazu, zusammengehörige Informationen strukturiert zusammenzufassen und gezielt zu steuern. Ein Projekt ist ein inhaltlich abgegrenztes Vorhaben, das auf ein konkretes Ziel ausgerichtet ist - beispielsweise die Einführung eines Produkts, die Durchführung einer Veranstaltung oder die Umsetzung eines Kundenauftrags. In Consolidate bilden Projekte somit den organisatorischen Rahmen für die Planung, Koordination und Dokumentation aller damit verbundenen Aufgaben, Dateien, Notizen und sonstigen Einträge.
Projektdetailansicht
In der Detailansicht von Projekten finden Sie projektspezifische Einstellungen wie eigene Berechtigungen, Verbindungen, sowie weitere Bereiche - wie z.B. den Bereich „Aktuell“ - analog zu anderen Datensammlungen in Consolidate.
Projektteams
Gerade in der Planungsphase ist häufig noch nicht eindeutig festgelegt, wer eine bestimmte Aufgabe übernehmen wird. In solchen Fällen kann die Verantwortung zunächst dem Projektteam zugewiesen werden.
Die Aufgabe erscheint dann in der Aufgabenliste des zugehörigen Projekts und bleibt dort sichtbar, bis eine konkrete Zuweisung erfolgt.
Sobald klar ist, welcher Benutzer die Aufgabe übernehmen soll, kann die Verantwortlichkeit gezielt an diese Person delegiert werden.
Wichtig: Damit ein Team als verantwortlich festgelegt werden kann, muss die Aufgabe zuerst dem entsprechenden Projekt zugewiesen werden. Andernfalls erscheint die Aufgabe nicht in der Aufgabenliste oder am Kanbanboard des Projekts.
Projektaufgaben-Ansichten
Für die übersichtliche Verwaltung der Aufgaben in einem Projekt stehen in Consolidate drei verschiedene Ansichten zur Verfügung: die Aufgabenliste, das Kanbanboard und die Planungsansicht. Jede dieser Ansichten bietet unterschiedliche Vorteile und eignet sich für verschiedene Zwecke, je nachdem wie Sie arbeiten und in welcher Projektphase Sie sich befinden. Mehr dazu können Sie in Projektaufgaben-Ansichten lesen.
Die projektbezogene Aufgabenliste erreichen Sie über das Hauptmenü unter dem Eintrag „Aufgaben” > „Aufgaben von…” Alternativ gelangen Sie in der Projektdetailansicht über den Listenbutton oberhalb des Drei-Punkte-Menüs direkt zur Aufgabenübersicht des jeweiligen Projekts.
Deaktivieren eines Projekts
Ein Projekt, dem bereits Dateneinträge zugewiesen wurden, kann deaktiviert werden.
Deaktivierte Projekte werden weiterhin als Feldeintrag bei bestehenden Datensätzen angezeigt, können jedoch bei neuen Einträgen nicht mehr ausgewählt werden. Deaktivierte Projekte sind in der globalen Suche sichtbar und erscheinen auch unter dem Menüpunkt „Projekte”, wenn in den Sichtbarkeitseinstellungen oben rechts in der Liste das entsprechende Toggle „Deaktivierte anzeigen” aktiviert ist.
Löschen eines Projekts
Wenn ein Projekt von einem Benutzer in den Papierkorb gelegt wird, bleiben die damit in Verbindung stehende Datensätze - wie zum Beispiel Aufgaben - erhalten und auch die Projektzuweisung bleibt vorerst bestehen. Das entsprechende Projektfeld dieser Einträge wird erst geleert, sobald das Projekt im Papierkorb permanent gelöscht wird.
FAQ
Gibt es eine zentrale Übersicht aller bestehenden Projekte?
Ja, unter „Menü” > „Projekte” finden Sie eine vollständige Liste aller Projekte, auf die Sie Zugriff haben. Sie können Projekte auch über die globale Suche finden, dort kann die Suchanfrage nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.
Wie weise ich Projektrollen wie „Projektleiter“ oder „Mitarbeiter“ zu?*
In Consolidate gibt es keine festen Rollen wie „Projektleiter“. Stattdessen erfolgt die Steuerung über Berechtigungen. Sie können pro Projekt definieren, welche Benutzer welche Rechte haben – etwa zum Bearbeiten von Inhalten oder zur Einsicht in bestimmte Daten.