Neben der persönlichen Briefanrede, die Sie individuell für einzelne Kontakte hinterlegen können, gibt es zentral definierte globale Standard-Briefanreden. Diese werden von Nutzern mit entsprechender Berechtigung im Adminbereich unter E-Mail → Anreden systemweit festgelegt und laufen für alle anderen Nutzer vollautomatisch im Hintergrund, sofern für einen Kontakt keine persönliche Briefanrede hinterlegt ist, wird beim Verfassen einer E-Mail automatisch die passende Standard-Briefanrede eingefügt, ohne dass Sie etwas einstellen müssen.
Hinweis: Kontaktspezifische, persönliche Anreden überschreiben immer die globalen Einstellungen .
Die verschiedenen Anredevarianten
Unter „Anreden" lassen sich mehrere Kategorien unabhängig voneinander pflegen:
- Anrede (Einzelperson): Jeweils eine Variante für Herr, Frau und Neutral z. B. „Sehr geehrter Frau {Präfix/Titel} {Nachname}".
- Anrede (mehrere Empfänger): Für E-Mails mit mehreren Empfängern, unterteilt nach Gemischt, Alle Herren, Alle Damen und Alle neutral z. B. „Guten Tag," oder „Sehr geehrte Damen,".
- Firmenanrede: Wird verwendet, wenn sich eine E-Mail an ein Unternehmen statt an eine Einzelperson richtet, z. B. „Sehr geehrtes Team von {Firmenname},".
- Fallback-Anrede: Kommt zum Einsatz, wenn keine der oben genannten Varianten passend ermittelt werden kann, z. B. „Guten Tag".
Die Standard-Briefanrede wird automatisch aus den vorhandenen Kontaktinformationen zusammengesetzt. Anrede, Präfix/Titel und Nachname. Sind einzelne dieser Angaben beim Kontakt nicht hinterlegt, werden die entsprechenden Platzhalter beim Einfügen automatisch übersprungen. Doppelte Leerzeichen, die dadurch entstehen könnten, werden ebenfalls entfernt.
Beispiel: Ein Kontakt hat die Anrede „Herr" und den Titel „Dr." hinterlegt, aber keinen Nachnamen. Aus der Vorlage „Sehr geehrter Herr {Präfix/Titel} {Nachname}," entsteht automatisch: „Sehr geehrter Herr Dr.,"
Mehrsprachigkeit
Jede Anredevariante kann in mehreren Sprachen hinterlegt werden (z. B. Deutsch und Englisch). Ist für die jeweils benötigte Sprache keine Übersetzung vorhanden, wird automatisch die Standardvariante verwendet, die dann für alle Sprachen gilt.
Verhalten je nach Empfängeranzahl
- Ein Empfänger: Die passende Anrede (Einzelperson) wird automatisch eingefügt.
- Zwei Empfänger: Beide Briefanreden werden eingefügt, durch Komma getrennt und mit Zeilenumbruch dargestellt.
- Mehr als zwei Empfänger: Es wird die passende Variante aus „Anrede (mehrere Empfänger)" eingefügt, abhängig davon, ob alle Empfänger männlich, weiblich, neutral oder gemischt sind.
- Keine passende Anrede ermittelbar: Es wird die hinterlegte Fallback-Anrede verwendet.