Im Bereich „Statusliste“ sehen Sie, welche Status bei Aufgaben im Benutzerbereich auswählbar sind, und können diese auch individuell anpassen. Definieren Sie hier z. B. Workflow-Phasen wie „In Bearbeitung“, „Warten auf Freigabe“ oder „Abgeschlossen“. Diese Status helfen Ihnen, Arbeitsprozesse klar und nachvollziehbar zu gestalten.
Statusübersicht
Beim Öffnen der Statusliste sehen Sie alle vorhandenen Status inklusive relevanter Informationen zu jedem Status.
Jede Zeile entspricht einem Status. Die einzelnen Spalten zeigen/ermöglichen folgendes:
- Verschieben der Statusreihenfolge: Die einzelnen Zeilen können in der ersten Spalte festgehalten werden und nach oben oder unten verschoben werden. Damit stellen Sie die unternehmensinterne Reihenfolge der Prozesse dar. Die Reihenfolge der Zeilen (von oben nach unten) in dieser Liste entspricht der Reihenfolge, in der die Status bei der Detailansicht der Aufgaben im Benutzerbereich erscheinen.
- Art des Status: Jeder Status gehört zu einer der drei Kategorien:
- Zu erledigen (lila)
- In Arbeit (blau)
- Erledigt (grün)
Diese Kategorien helfen, den Fortschritt der Aufgaben schnell zu erkennen. Jeder neu erstellte Status muss einer dieser Arten zugeordnet werden und erhält automatisch die passende Farbe.
- Name des Status: Der frei wählbare Name des Status, z. B. „Wartet auf Rückmeldung“.
- Anzahl der zugewiesenen Aufgabentypen: Wenn der Status nur für bestimmte Aufgabentypen freigegeben ist, zeigt diese Zahl, wie vielen Aufgabentypen der Status aktuell zugeordnet ist. Auch für Aufgaben ohne Typzuweisung kann in der Statusdetailansicht entschieden werden, ob der jeweilige Status verfügbar sein soll. Wenn ja, zählt dies bei dieser Zahl auch mit.
- Papierkorb: Selbst hinzugefügte Status können jederzeit wieder gelöscht werden. Falls Aufgaben diesen Status aktuell nutzen, werden Sie aufgefordert, einen Ersatzstatus auszuwählen, um sicherzustellen, dass diese Aufgaben weiterhin korrekt kategorisiert sind.
In der Statusliste sehen Sie immer mindestens drei Zeilen, welche den drei standardmäßig verfügbaren Status entsprechen:
- Zu erledigen
- In Arbeit
- Erledigt
Diese Status sind in der Statusliste erkennbar durch den Chip “Standard” und können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Sie sind grundsätzlich für alle Aufgaben verfügbar. Nur bei Aufgaben mit Aufgabentyp können sie nicht auswählbar gemacht werden, sofern stattdessen mindestens ein Status vom Typ „Zu erledigen“ (lila) und „Erledigt“ (grün) auswählbar ist.
Status-Konfiguration
Mit Klick auf eine Zeile in der Statusliste (Klick auf eine der mittleren drei Spalten) öffnen Sie die Detailansicht des einzelnen Status.
Je nachdem, ob es sich um einen Standardstatus handelt oder nicht, können Sie im linken Bereich die Art des Status und den Namen sowie die Übersetzung davon ändern. Der Name des Status beschreibt den jeweiligen Schritt im Arbeitsprozess (z.B. „Wartet auf Kundenfreigabe“).
Die Verfügbarkeit in den verschiedenen Aufgabentypen (inkl. „Ohne Aufgabentyp“) können Sie bei allen Status im rechten Bereich durch das Auswählen/Abwählen der einzelnen Checkboxen definieren. In der Spalte „Statusreihenfolge“ rechts daneben sehen sie bereits als Vorschau von rechts nach links, wie sich der Status beim jeweiligen Aufgabentypen einreihen würde.
Wichtig: Vergessen Sie nicht zu speichern, wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind.
Neuen Status erstellen
Um einen neuen Status zu erstellen, drücken Sie den Button „+ Neuen Status erstellen“ rechts oben in der Statusliste. Es öffnet sich eine neue Status-Detailansicht, in der die gleichen Einstellungen möglich sind wie in Abschnitt Statusübersicht beschrieben.
Sobald Sie zumindest einen Namen des Status (Pflichtfeld) eingegeben haben, können Sie den neuen Status speichern. Er wird in der Benutzeransicht bei denjenigen Aufgabentypen verfügbar, die in der Statuskonfiguration rechts ausgewählt sind.
Tipp: Klare und intuitive Namen für die Status verwenden: Ein prägnanter Name erleichtert die schnelle Zuordnung des Status.
Vermeiden Sie zu viele Status**: Eine übermäßig große Anzahl von Status kann die Übersichtlichkeit verringern und den Workflow unnötig verkomplizieren.
FAQ
Was passiert, wenn ich einen benutzerdefinierten Status lösche, der noch verwendet wird?
In diesem Fall werden Sie aufgefordert, einen Ersatzstatus auszuwählen. Dieser wird automatisch allen Aufgaben zugewiesen, die bisher den gelöschten Status hatten. So bleibt die Kategorisierung erhalten.
Warum kann ich bei manchen Aufgabentypen bestimmte Status nicht auswählen?
Status können gezielt einzelnen Aufgabentypen zugewiesen oder entzogen werden. Wenn ein Status für einen bestimmten Typ nicht freigegeben ist, erscheint er dort auch nicht. Diese Einstellungen nehmen Sie in der Detailansicht des Status vor.
Werden Status automatisch nach der Reihenfolge der Bearbeitung sortiert?
Nein. Die Reihenfolge ist manuell definierbar über die Sortierung in der Statusliste – und wird 1:1 im Benutzerbereich übernommen.