Der Bereich Signaturen (Unterpunkt von „E-Mail“) ermöglicht die zentrale Verwaltung einer globalen E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen. Es kann entweder eine neue Signatur erstellt oder eine bereits bestehende globale Signatur bearbeitet werden.
Globale Signatur
Über den Button „+ Neue globale Signatur hinzufügen" wird eine neue Signatur angelegt, die einheitlich für das gesamte Unternehmen gilt und automatisch an jede ausgehende E-Mail angehängt wird.
Domain-Signatur
Eine Domain-Signatur ist eine E-Mail-Signatur, die für eine bestimmte E-Mail-Domain gilt – zum Beispiel für alle Adressen, die auf @ihrunternehmen.eu enden. Sobald eine Domain-Signatur eingerichtet wird, wird diese automatisch für alle Benutzer dieser Domain verwendet – unabhängig davon, ob der Benutzer eine eigene Signatur hinterlegt hat oder eine globale Signatur aktiv ist. Die Domain-Signatur hat immer Vorrang.
Inhalt und Formatierung
Definieren Sie den gewünschten Inhalt der Signatur. Optional können Formatierungen über den integrierten Rich-Text-Editor vorgenommen werden. Bei Bedarf lassen sich Variablen für personenbezogene Daten einfügen. Diese ermöglichen das automatische Einfügen von Informationen wie Name, Position oder Kontaktdaten des jeweiligen Absenders. Die Werte werden dabei automatisch aus den hinterlegten Kontaktinformationen des Benutzers übernommen.
Hinweis:
Änderungen an der globalen Signatur wirken sich auf alle Benutzer aus.
Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdaten korrekt gepflegt sind, damit die Variablen richtig ersetzt werden.
Eine einheitliche Signatur sorgt für ein konsistentes Erscheinungsbild.
Es gibt drei Ebenen von Signaturen, die sich gegenseitig überschreiben:
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Benutzersignatur – wird von einem einzelnen Benutzer selbst in seinem Profil hinterlegt.
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Globale Signatur – wird vom Administrator für das gesamte Unternehmen festgelegt.
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Domain-Signatur – wird vom Administrator für eine bestimmte E-Mail-Domain festgelegt.
Je höher die Ebene, desto stärker setzt sie sich durch. Das bedeutet konkret:
Sobald eine Domain-Signatur einrichtet ist, wird diese automatisch für alle Benutzer dieser Domain verwendet – unabhängig davon, ob der Benutzer eine eigene Signatur hinterlegt hat oder eine globale Signatur aktiv ist. Die Domain-Signatur hat immer Vorrang.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat in seinem Profil eine eigene Signatur gespeichert. Der Administrator richtet zusätzlich eine Domain-Signatur für @ihrunternehmen.eu ein. Ab diesem Moment wird beim Versand einer E-Mail automatisch die Domain-Signatur verwendet – die persönliche Signatur des Mitarbeiters wird ignoriert.