Mit der Dokumentenversionierung behalten Sie jederzeit den Überblick über verschiedene Stände eines Dokuments – zum Beispiel einer Preisliste.
Die Frage „Wo finde ich die aktuelle Version?" stellt sich damit nicht mehr, da jede Datei einen klar erkennbaren Status besitzt.
Versionierung für eine Datei aktivieren
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Wählen Sie die gewünschte Datei in Ihrer Aufgabe aus (z. B. Preisliste 2026).
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Versionsverlauf hinzufügen.
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Im neuen Bereich (Versionsverlauf) unter Bearbeiten geben Sie den „Aktuellen Entwurf" frei.
Beim Freigeben eines Entwurfs können Sie zusätzlich einen Freigabekommentar hinterlegen (z. B. „Stand Juni 2026"). -
Die Datei ist damit versioniert und erhält einen eigenen Versionsverlauf.
Hinweis: Solange eine Datei noch nicht versioniert wurde, wird sie in der Übersicht als Aktueller Entwurf angezeigt. Sobald die Versionierung aktiv ist, wird der Status auf „Zuletzt Freigegeben" geändert. Die Anzahl der Versionierungen sehen Sie z. B mit den Vermerk „1 Version" direkt auf der Datei.
Status im Versionsverlauf
Im Versionsverlauf einer Datei sehen Sie alle bisherigen Versionen mit folgenden Angaben: Versionsnummer, Freigabekommentar, Status, Ersteller, Erstellungsdatum und Dateigröße.
Dabei gibt es drei zentrale Status:
- Aktueller Entwurf: Eine neue, noch nicht freigegebene Version.
- Zuletzt freigegeben: Die zuletzt bestätigte und damit gültige Version.
- Archiviert: Alle Vorgänger einer Dokumentenversionierung.
Neuen Entwurf erstellen
Um eine neue Version zu erstellen, klicken Sie im Versionsverlauf auf + Neuen Entwurf erstellen. Sie können dabei zwischen drei Optionen wählen:
- Basierend auf der zuletzt freigegebenen Version
- Basierend auf einer früheren Version
- Aus einer neuen Datei
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern.
Versionsverlauf
Der aktuelle Versionsverlauf wird direkt in der zuständigen Aufgabe angezeigt. In der Übersicht sind alle Freigaben und Entwürfe zusätzlich mit dem jeweils letzten Bearbeitungsdatum gekennzeichnet.
