Im Bereich „Vorlagen“ (Unterpunkt von „Berechtigungen“) können Sie Berechtigungen für spezifische Dateneinträge oder Datentypen detailliert und individuell voreinstellen.
Berechtigungsvorlagen sind also Vorlagen für Berechtigungen einzelner Dateneinträge. Dadurch müssen nicht bei jedem Dateneintrag alle Berechtigungen komplett neu eingestellt werden, was wiederum Zeit spart. Beispiel: Für Dateneinträge vom Typ „X“ gibt es eine Berechtigungsvorlage, bei der festgelegt ist, dass User mit der Rolle „Administrator“ Editberechtigungen haben. Dh., bei Dateneinträgen von diesem Typ können standardmäßig alle User mit dieser Rolle editieren.
Wenn dann trotzdem für einen Dateneintrag andere Berechtigungen gelten sollen, kann das im Benutzerbereich geändert werden.
In der Liste, die im Bereich „Vorlagen“ erscheint, sind alle bisher vorhandenen Vorlagen für Berechtigungen aufgelistet. Es gibt vier Arten von konfigurierbaren Vorlagen: Benutzer, Projekt, Datentyp und Datensammlung. Zusätzlich gibt es noch die (in der Liste an oberster Stelle angeführten) Organisationsvorlage. Diese kann nicht gelöscht werden und dient als Fallbackvariante und gilt somit für alle Dateneinträge, für die keine andere Berechtigungsvorlage greift, und auch im Benutzerbereich in der Detailansicht keine spezifische Berechtigungseinstellungen vorgenommen wurden. Wenn mehrere Vorlagen auf einen Dateneintrag zutreffen, greift immer die spezifischste – nach dieser Reihenfolge:
- Datentyp (spezifischste)
- Projekt
- Benutzer
- Datensammlung
- Organisation (allgemeinste)
Datentyp-Vorlagen
Mit Datentyp-Vorlagen definieren Sie Berechtigungen, die für alle Dateneinträge eines bestimmten Typs von Datensammlung gelten.
- Datentyp auswählen: Diese Vorlage wird angewandt für alle Einträge eines bestimmten Datentyps. Sie können diese also anwenden, wenn Sie einer Benutzergruppe oder einzelnen Benutzern für Dateneinträge bestimmten Typs schon vorab bestimmte Berechtigungen geben möchten. Beispielsweise für alle Tasks vom Typ „Subtask“ etc.
- Berechtigungen festlegen: Ähnlich wie bei den anderen Vorlagen können Sie für Benutzer oder Rollen die Berechtigungen „Read only“, „Edit“ oder „Manage“ festlegen.
Projekt-Vorlagen
Mit Projekt-Vorlagen legen Sie Berechtigungen für einzelne Projekte und für die Aufgaben der spezifischen Projekte fest.
- Projekt auswählen: Diese Vorlage gilt für die Instanz des einzelnen Projekts selbst sowie für alle Aufgaben, bei denen in der Detailansicht beim Auswahlfeld „Projekt“ dieses spezifische Projekt ausgewählt wurde.
- Berechtigungen festlegen: Sie können hier definieren, welche Benutzer oder Rollen Zugriff auf Aufgaben des Projekts haben und in welchem Umfang:
- Read: Das Projekt und zugehörige Aufgaben können eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.
- Edit: Das Projekt und zugehörige Aufgaben können bearbeitet werden.
- Manage: Das Projekt und zugehörige Aufgaben können bearbeitet und gelöscht werden.
- Einschränkung für nicht genannte Benutzer: Benutzer oder Rollen, die nicht in der Vorlage aufgeführt sind, können das Projekt im Benutzerbereich nicht finden, und auch keine Details oder zugehörige Aufgaben einsehen.
Benutzer-Vorlagen
Mit Benutzer-Vorlagen definieren Sie Berechtigungen basierend auf einem bestimmten Benutzer.
- Benutzer auswählen: Diese Vorlage gilt für alle Dateneinträge, bei denen der ausgewählte Benutzer (z. B. „Max Mustermann“) entweder der Ersteller des Dateneintrags ist oder – bei Aufgaben – als Verantwortlicher eingetragen wurde.
- Berechtigungen festlegen: Sie können hier definieren, welche Benutzer oder Rollen Zugriff auf die Dateneinträge haben und in welchem Umfang:
- Read: Nur Ansicht, keine Bearbeitung.
- Edit: Die Dateneinträge können bearbeitet werden.
- Manage: Die Dateneinträge können bearbeitet und gelöscht werden.
- Kein Zugriff für nicht genannte Benutzer: Benutzer oder Rollen, die nicht explizit in der Vorlage erwähnt werden, haben keinerlei Zugriff auf die entsprechenden Dateneinträge.
Datensammlungs-Vorlagen
Mit Datensammlungs-Vorlagen definieren Sie Berechtigungen, die für alle Dateneinträge einer bestimmten Datensammlung gelten.
- Datensammlung auswählen: Diese Vorlage wird angewandt für alle Einträge einer bestimmten Datensammlung. Sie können diese also anwenden, wenn Sie einer Benutzergruppe oder einzelnen Benutzern für Dateneinträge einer bestimmten Datensammlung schon vorab bestimmte Berechtigungen geben möchten. Beispielsweise für alle Einträge aus der Datensammlung „Aufgaben“ etc.
- Berechtigungen festlegen: Ähnlich wie bei den anderen Vorlagen können Sie für Benutzer oder Rollen die Berechtigungen „Read only“, „Edit“ oder „Manage“ festlegen.
Bestehende Vorlagen bearbeiten
Mit Klick auf eine Zeile der Vorlagenliste öffnet sich die Detailansicht der jeweiligen Vorlage. Sie können hier die derzeit geltenden Einstellungen sehen und entsprechend verändern. Mit Klick auf den Button „Speichern“ schließt sich die Detailansicht und die neue Vorlage greift.
Erstellen von Vorlagen
Der Prozess zum Anlegen einer neuen Vorlage ist einheitlich für alle Vorlagenarten:
- Klicken Sie auf den Button „Neue Vorlage erstellen“.
- Wählen Sie die Art der Vorlage aus: Benutzer, Projekt oder Datentyp.
- Wählen Sie anschließend den jeweiligen Benutzer, das spezifische Projekt oder den gewünschten Datentyp aus.
- Fügen Sie nun Rollen oder spezifische Benutzer hinzu und legen Sie deren Berechtigungen (Read, Edit, Manage) fest.
Löschen von Vorlagen
Berechtigungsvorlagen können direkt in der Vorlagenliste gelöscht werden. Beim Hovern über eine bestimmte Zeile, d.h. einer bestimmten Vorlage, erscheint in der Spalte ganz rechts ein Mülleimer-Icon. Ein Klick darauf öffnet eine Sicherheitsabfrage, ob die Vorlage wirklich gelöscht werden soll. Wird diese mit „Ja“ beantwortet, wird sie entfernt und verschwindet aus der Liste.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einer Rolle und einer Berechtigungsvorlage?
Eine Rolle legt globale Rechte fest, die für alle Datensammlungen und Adminfunktionen gelten. Eine Berechtigungsvorlage erlaubt dagegen eine feinere Steuerung auf Ebene einzelner Dateneinträge (z. B. für ein bestimmtes Projekt oder für Datentypen wie „Subtask“). Rollen definieren allgemeine Zugriffsebenen, Vorlagen regeln Ausnahmen und Spezialfälle.
Wann sollte ich eine Vorlage verwenden und wann reicht eine Rolle aus?
Verwenden Sie Rollen, um grundlegende, systemweite Rechte zu steuern. Wenn Sie dagegen feinere Zugriffe auf einzelne Einträge oder Kontexte (z. B. ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Benutzer) benötigen, sind Vorlagen das richtige Werkzeug.
Können sich Vorlagen gegenseitig aufheben oder widersprechen?
Nein. Es gilt: Nur die spezifischste zutreffende Vorlage bestimmt den Zugriff. Es wird nicht kombiniert – eine weniger spezifische Vorlage hat keinen Einfluss, wenn eine spezifischere existiert.
Kann ich Berechtigungen in einer Vorlage nachträglich anpassen?
Ja. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechende Zeile in der Vorlagenliste. In der Detailansicht können Sie Benutzer, Rollen oder Rechte ändern – die neue Konfiguration greift sofort nach dem Speichern.