Kontakte sind die zentrale Anlaufstelle für Personen in Consolidate. Sie lassen sich mit Unternehmen, Terminen, Aufgaben und E-Mails verknüpfen und bilden so den Ausgangspunkt für viele Arbeitsabläufe.
Mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern
Pro Kontakt können beliebig viele E-Mail-Adressen und Telefonnummern hinterlegt werden. Das ist besonders nützlich, wenn eine Person sowohl eine geschäftliche als auch eine private Adresse hat. Beim Versenden einer E-Mail direkt aus Consolidate kann die gewünschte Adresse ausgewählt werden.
Verknüpfung mit Unternehmen
Ein Kontakt kann mit einem Unternehmen verknüpft werden. Diese Verknüpfung ist bidirektional: Im Unternehmensdatensatz erscheint der Kontakt automatisch im Panel „Zugehörige Kontakte", ohne dass dort manuell etwas eingetragen werden muss.
Beobachter & Benachrichtigungen
Über das Beobachter-System können Personen einem Kontakt als Beobachter hinzugefügt werden. Beobachter erhalten Benachrichtigungen bei Änderungen am Datensatz – sinnvoll etwa, wenn mehrere Kollegen denselben Ansprechpartner betreuen.
Berechtigungen
Standardmäßig richtet sich der Zugriff auf einen Kontakt nach den allgemeinen Berechtigungseinstellungen. Bei Bedarf können pro Kontakt individuelle Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Teams vergeben werden – z. B. um sensible Kontakte auf bestimmte Personen zu beschränken.
Massenbearbeitung
Werden mehrere Kontakte in der Liste markiert, stehen Sammelaktionen zur Verfügung: gemeinsame Felder gleichzeitig ändern, eine E-Mail an alle senden, einen Termin mit allen als Teilnehmer anlegen oder eine Aufgabe erstellen. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Änderungen oder Aktionen für eine größere Gruppe.
Verknüpfungen mit anderen Bereichen
Kommende Termine, bei denen ein Kontakt als Teilnehmer eingetragen ist, erscheinen direkt in seiner Detailansicht. Genauso können E-Mails einem Kontakt zugeordnet werden – so ist die gesamte Kommunikationshistorie auf einen Blick sichtbar.
Import
Bestehende Kontakte können über Einstellungen → Import in großer Zahl importiert werden.
vCard-Import (.vcf): Beim Import einer VCF-Datei erkennt Consolidate enthaltene Unternehmen automatisch und verknüpft sie mit den entsprechenden Kontakten. Nach dem Import erscheint eine Zusammenfassung mit der Anzahl erstellter Kontakte und Unternehmen sowie einer Fehlerliste für nicht importierbare Einträge.
CSV-Import: Für den tabellarischen Import steht eine Vorlage zum Download bereit, die die erwartete Spaltenstruktur vorgibt.
Datentypen
Kontakten können Datentypen zugewiesen werden (z. B. „Kunde", „Partner", „Lieferant"). Datentypen ermöglichen nicht nur eine Kategorisierung, sondern können auch typenspezifische Zusatzfelder einblenden. Die verfügbaren Typen werden vom Administrator in den Einstellungen konfiguriert.
Papierkorb & Wiederherstellung
Gelöschte Kontakte landen zunächst im Papierkorb und können über den Filter „Gelöschte anzeigen" wiederhergestellt werden. Erst beim endgültigen Löschen – nach einer Bestätigungsabfrage – werden die Daten unwiderruflich entfernt.